概要

・大切なイベントや会議をトータルでサポートし、スムーズな運営を支援するサービスです。
・企画から実施まで一貫したサービスをご提供することで、時間と手間の削減を実現し、本来の業務に集中できる環境を整えます。
・予算管理、会場手配、参加者の登録管理、プログラムの調整、資料準備など、重要な業務を効率的に対応いたします。
・お客さまと密にコミュニケーションを取りながら、準備を進めてまいります。進捗状況をいつでも把握できる環境で、安心安全の体制と、予算の透明性を確保します。
・以下のようなお客さまにおすすめです。
・大規模なセミナーや研修、社内イベントなどを企画する企業さま
・学術的な会議にて、プログラムの調整や論文集の制作、参加者の登録管理など、運営にあたり多岐にわたる専門的な知識が必要となる学術団体や学会さま
・シンポジウム、国際会議、地域イベントなどを開催する政府機関や公共団体さま
・セミナーや会合にて、多くの参加者やスポンサーの管理が必要な産業団体や業界団体さま
・グローバルな規模での国際会議やイベントにて、現地での手続きや言語・文化の違いへの対応が必要な国際イベントの主催者さま

お客さまのご要望に合わせて、カスタマイズにてサービスをご提案させていただくことも可能です。
不明な点やご相談などがございましたら、お気軽にご連絡ください。

サービス内容

1. 会議の企画・運営
イベントのテーマ策定やプログラムの作成を行います
2. 予算管理
企画したイベント内容から、コストを見積り、予算の作成・管理を行います
3. 参加者の登録管理
参加者リストを作成・管理します
4. 会場手配
適切な会場を選定し、レイアウトやプランニングを行います
5. アジェンダ作成
当日のアジェンダ作成や、プレゼンテーション資料の準備を行います
6. 資料準備
配布資料のデザインや印刷手配、参加者への提供を行います
7. コミュニケーションサポート
参加者や講演者との連絡調整、問合せ対応を行います
8. スタッフ管理
イベントスタッフの選定と配置、マネジメントを行います

詳細

1. 会議の企画・運営

イベントの目的をすり合わせ、テーマやスケジュールなどのプランニングからご支援いたします。

主なご支援内容
・イベントの目的やテーマの策定
・プログラムの作成とスケジュール調整
・講演者やパネリストの選定と調整
・セッションの進行管理
・参加者への案内とプレイベントコミュニケーション

2. 予算管理

予算の作成から、監視、請求処理まで、イベントにかかる費用の管理を全て代行いたします

主なご支援内容
・イベントの予算作成と詳細なコスト見積もり
・予算の監視と費用管理
・経費精算と請求処理

3. 参加者の登録管理     

イベント参加者の管理や、参加料金の収納を代行いたします。
オンライン登録システムについては、インソースの研修管理・人事サポートシステムLeaf（リーフ）を活用し、効率的な管理を実現します。
もしすでにお使いのシステムがございましたら、そちらを活用させていただくことも可能ですので、お気軽にご相談ください。

主なご支援内容
・オンライン登録システムへの参加者設定
・参加登録の受付と確認
・参加者リストの作成と管理          
・参加者へのチケット発行や代金収納サービス

4. 会場手配

イベントの内容や参加者数を踏まえ、適切な会場を手配します。
オンライン配信の場合は、PC機器やホワイトボードを常設したインソースのオンラインスタジオのレンタルも可能です。

主なご支援内容
・適切な会場の選定と手配
・会場のレイアウトプランニング
・会場スタッフとの調整

5. アジェンダ作成

当日のアジェンダを作成し、詳細なプログラムを作成します。

主なご支援内容
・イベントのアジェンダとプログラムの作成
・スピーカーの情報とセッション詳細の整理
・アジェンダの配布とプレゼンテーション資料の準備

6. 資料準備

当日使用する資料の準備や配布を行います。インソースでは、社内に専門デザイナーが在籍し、自社のチラシやパンフレット、Webページのデザインを全て自社で行っていますので、印刷物のデザインや印刷手配もお任せください。

主なご支援内容
・プレゼンテーション資料やセミナー資料の収集と整理
・印刷物のデザインと印刷手配
・配布資料の電子ファイル化と提供

7. コミュニケーションサポート  

参加者からの問合せや、講演者との連絡調整も全て当社にて承ります。
インソースビジネスレップではコールセンター業務も行っておりますので、問合せ対応もお任せください。親切丁寧に対応させていただきます。

主なご支援内容
・参加者や講演者との連絡調整
・問合せ対応とフォローアップ
・イベントのウェブサイトやSNSの運用
・イベント終了後のアンケート収集及び課題の検討

8. スタッフ管理

イベントスタッフのマネジメントを行います。

主なご支援内容
・イベントスタッフの選定と配置
・スタッフのトレーニングとマネジメント